Ako efektívne zvládnuť hodnotiaci pohovor

 

Hodnotiace pohovory so zamestnancami berie mnoho manažérov len ako nevyhnutnú formalitu, ktorú je potrebné absolvovať, a potom sa vrátiť k naozaj dôležitým veciam. Tieto pravidelné stretnutia však majú zásadný význam pre spokojnosť vašich zamestnancov, ich výkon, a teda pre chod celej firmy. Rozhodujúce však je, aby boli kvalitné a venovali ste dostatok času na ich prípravu. My vám dnes poradíme, ako hodnotiace pohovory zvládnuť čo najlepšie.

Hodnotiaci pohovor

Jedným z najdôležitejších aspektov týchto stretnutí je motivácia zamestnancov a otvorené zhodnotenie ich práce. Je to zvláštne, ale manažéri či šéfovia oddelení z nich občas majú väčší stres ako samotní zamestnanci. Často musia riešiť veci, ktoré sú im nepríjemné alebo na ne nemajú čas. Ak chcete, aby hodnotiaci pohovor s vašimi zamestnancami splnil svoj účel, skúste sa riadiť nasledujúcimi tipmi:

1. Ak nie ste s prácou zamestnanca spokojný, povedzte mu to

Pre zamestnanca nie je nič horšie, ako keď sa rok jeho šéf tvári, že je všetko v poriadku, nad nedotiahnutými projektmi len mávne rukou a zrazu mu oznámi, že ho chce vyhodiť. Ak ľudia vo vašom tíme nepodávajú taký výkon, aký očakávate, je potrebné to riešiť už počas hodnotiaceho obdobia. Hodnotiaci pohovor je komplexný pohľad na výkon a plnenie cieľov zamestnanca, kde viete zhodnotiť progres, prípadne nápravu. S „problémovými“ zamestnancami si naplánujte častejšie stretnutia, na ktorých budete spoločne hľadať a prekonávať prekážky, ktoré im bránia v úspechu.

2. Ak ste s prácou zamestnanca spokojný, tiež mu to povedzte

Patríte k manažérom, ktorí si myslia, že pochváliť ľudí v tíme za dobrú prácu k ničomu dobrému nepovedie? Alebo sa vám jednoducho chváliť nikoho nechce, nech si o sebe „veľa nemyslia“ alebo aby ešte nezačali žiadať o zvýšenie platu. To je veľká chyba. Určite budete súhlasiť, že pochvala a uznanie je silnejšou motiváciou k lepším výkonom, ako napr. zvýšenie platu. Poďakujte svojim zamestnancom za ich tvrdú prácu tak často, ako sa to dá, nielen na hodnotiacom pohovore. I krátky ďakovný email či ostatnými kolegami prehliadnuté potľapkanie po pleci dokáže divy.

3. Pýtajte sa zamestnancov, aké sú ich kariérne ciele

Určite máte ako dobrý manažér predstavu, čo má každý váš zamestnanec vo firme robiť a kam sa môže posunúť. Ľudia však majú o svojej budúcnosti úplne iné predstavy ako vy. Využite priestor a na hodnotiacom pohovore sa svojich zamestnancov spýtajte na ich vízie a ciele. Nikdy neviete, či vás niekto z nich neinšpiruje k vytvoreniu novej pracovnej pozície alebo nového produktu. Možno zistíte, že svoju budúcnosť vo vašej firme už nevidí. Aj táto informácia je však pre vás veľmi dôležitá. Spoločne tak môžete nastaviť svoje ďalšie plány.

4. Zadajte si ciele a priebežne ich kontrolujte

Hodnotiacim pohovorom sa „hodnotenie“ nekončí. Je veľmi veľa manažérov, ktorí sa na stretnutie síce pripravia, povedia si s podriadenými, čo majú na srdci, vyplnia príslušné formuláre – a tým to končí. Stanovte si so zamestnancami presné ciele, na ktorých dosiahnutí by mali pracovať, a čo najpodrobnejšie kroky, ako sa k nim dopracovať. Dohodnite si systém, ako budete dodržiavanie týchto krokov kontrolovať. Môže to byť formou krátkych stretnutí raz za mesiac či týždenných reportov. Nesmú však byť len ďalšou byrokratickou zbytočnosťou, ale účinným nástrojom, ako sa posúvať ďalej.

5. Venujte každému zamestnancovi dostatok času

Rýchlo si naplánujete 8 stretnutí za sebou v 15-minútových blokoch, aby ste si túto nepríjemnú agendu mohli vyškrtnúť z diára a venovať sa „dôležitejším veciam“. Úprimne, takéto hodnotiace pohovory nemajú príliš veľký význam a dosah na budúce výkony vašich zamestnancov a ich motiváciu. Naplánujte si rozhovory dopredu v pravidelných intervaloch (osobne odporúčam 6-mesačný). Každému zamestnancovi venujte dostatočný čas, minimálne hodinu, aby ste mali priestor venovať sa okrem naplánovanej agendy aj diskusii a vzájomným otázkam.

6. Na pohovor sa dôkladne pripravte

Príprava by sa mala uskutočniť na strane hodnotiteľa aj hodnoteného. Je ideálne, ak máte k dispozícii hodnotiace formuláre s kľúčovými kritériami, na ktoré sa chcete zamerať. Je dôležité si tiež stanoviť agendu stretnutia a vedieť, čo bude obsahom. Takto pomôžete zamestnancovi pri hodnotení vlastného výkonu, splnenia cieľov a identifikácii kritických oblastí. Zároveň mu dáte návod na získanie predstavy o vlastnom rozvoji. Dobrý hodnotiaci pohovor obsahuje:

  • zhodnotenie základných kompetencií – mäkkých a tvrdých zručností pre výkon práce, výkonnostných indikátorov,
  • sumarizáciu stanovených cieľov za uplynulé obdobie spolu so zhodnotením ich plnenia,
  • stanovenie cieľov pre nastávajúce obdobie,
  • profesijný plán rozvoja – kariérny rozvoj, posun alebo nápravu výkonnosti.

7. Hodnotenie musí byť založené na faktoch a merateľných výsledkoch

Určite budete súhlasiť, že vyjadrenia typu „skvelá práca“ alebo „trošku by ste mohli zabrať“ nie sú práve faktické a už vôbec nie merateľné. Povedzte mu, čo konkrétne sa mu za uplynulé obdobie podarilo a ktoré jeho pracovné návyky prispievajú k dobrému výkonu a uspokojeniu vašich očakávaní. Ak má zamestnanec v určitej oblasti rezervy, nechajte najprv jeho zhodnotiť slabé oblasti a jeho pohľad na svoj výkon. Každý z nás túži byť úspešný, preto spoločne navrhnite kroky pre zlepšenie, s ktorými budú obe strany stotožnenéa povedú k želaným výsledkom.

8. Hodnoťte celé obdobie, nielen prácu z posledných dvoch týždňov

Buďte objektívny a pozrite sa komplexne na prácu zamestnanca počas celého hodnoteného obdobia. Priebežne si počas hodnotiaceho obdobia zaznamenávajte jeho výkon. Z času na čas sa môže stať, že tesne pred hodnotiacim pohovorom sa zamestnancovi niečo nepodarilo alebo dočasne z nejakého osobného dôvodu znížil výkon. Bude mu jasné, že nepríjemnej téme sa nevyhne.

Ak však počas uplynulého obdobia odvádzal dobrú prácu, nezabudnite ju na pohovore vyzdvihnúť a až potom riešiť nedávnu „kauzu“.

Autor: Martin Huba, Country Manager

Pozn.: Článok bol uverejnený v časopise ZISK. Čerpal z obsahu na našom blogu Hľadači pokladov, na ktorom sa venujeme mnohým ďalším zaujímavým témam o kariére, hľadaní práce a svete HR.