360° spätná väzba – systém hodnotenia do kruhu

„Máločo posúva výkony jednotlivcov a celej organizácie dopredu tak účinne ako objektívna a presná spätná väzba …”
Mark CUBES

Žijeme v pomerne hektickej dobe. Dynamika pracovného prostredia si okrem iného vyžaduje často aj pružnosť systémov rozvoja zamestnancov. Jednou z možností v tomto smere je takzvaný hodnotiaci kruh – 360 stupňová spätná väzba. V nasledujúcom texte Vám komplexne vysvetlíme problematiku tejto čoraz častejšie využívanej metódy.

Definícia a prínos 360° spätnej väzby (360SSV)

Definujeme ju ako silný nástroj, prostredníctvom ktorého získavajú zamestnanci spätnú väzbu od tých, ktorí s nimi spolupracujú – nadriadení, podriadení, kolegovia, zákazníci, klienti, sebahodnotenie.

  • Metóda viacnásobnej spätnej väzby
  • Informácie od celého okruhu ľudí
  • Objektívnosť zistených informácií
  • Nástroj rozvoja

Cieľom a zároveň prínosom je prehĺbenie poznania silných stránok a oblastí rozvoja u hodnoteného. Toto poznanie je základom pre ďalšie zvyšovanie výkonnosti zamestnanca.

Čo získa samotná organizácia a hodnotený?

  • pravidelná práca so spätnou väzbou zvyšuje u pracovníkov schopnosť ju dávať a prijímať
  • sú vyjasnené kritéria hodnotenia
  • ujednotenie jazyka
  • podklad pre hodnotiace rozhovory
  • včasné zachytenie negatívnych trendov
  • výstupom je podklad pre individuálny rozvoj a koučing, ale aj podklad pre nastavenie systému rozvoja v spoločnosti
  • umožňuje systémovo monitorovať pokrok

Oblasti využitia vo firme

360SSV sa vo firmách využíva s rôznym zámerom:

  • zistiť rozvojové potreby – tie sa stávajú východiskom pre tréning
  • doplniť hodnotiaci systém
  • realizovať stratégiu firmy
  • zmerať efekt rozvojových potrieb (súčasný stav → želaný stav)
  • zmeniť firemnú kultúru (hodnoty, normy a tradície)
  • zjednotiť heterogénne kultúry (napríklad pri spájaní firiem), kultúra A ↔ kultúra B

Čo sa hodnotí?

Základným východiskom je, že by to vždy mali byť oblasti, koré sú dôležité pre organizáciu, ale zároveň aj pre hodnotených.

  • Prejavy správania
  • Črty osobnosti
  • Postoje a hodnoty (tieto oblasti sa najťažšie menia)

Realizácia 360SSV

Spoločnosti, ktoré sa rozhodnú využiť túto metódu, majú možnosť využiť k relizácii vlastné zdroje alebo externých dodávateľov. V rámci administrácie možno využiť dve formy, a to buď papierové dotazníky, alebo elektronické. Obe formy majú svoje výhody a nevýhody. Administrácia papierového dotazníka je náročná na spracovanie, naopak výhodou je pocit istoty u zapojených hodnotiteľov, ktorí nedôverujú elektronike a obávajú sa o anonymitu. Pri elektronickom dotazníku je výhodou flexibilita, jednoduchá administrácia a spracovanie údajov. Z hľadiska frekvencie býva 360SSV robená v intervale pol roka až 2 roky, čím väčšia firma, tým menej častejšie, pretože by išlo o záťaž pre systém.

Proces prípravy projektu, návrh dotazníka 360SSV

V procese prípravy a použitia 360SSV si treba vyjasniť odpovede na viaceré otázky:

  • Aký je zámer použitia?
  • Čo budeme hodnotiť? (čo je aktuálne dôležité, ktoré kompetencie?)
  • Kto bude hodotený?
  • Kto bude hodnotiť a kto vyberie týchto hodnotiteľov? (kto je schopný vybrať tieto osoby, ktoré sú zároveň schopné dať hodnotenie?), nominovať hodnotiteľov môže:
    • Hodnotený
    • Hodnotený spolu s priamym nadriadeným
    • Priamy nadriadený hodnoteného
    • Iný zamestnanec spoločnosti (prevažne pracovník HR)
    • Zvyčajne 7-15 hodnotiteľov
  • Čo sa udeje so správou?

Pri tvorbe dotazníka treba mať jasnú predstavu o výbere oblastí, ktoré budú predmetom hodnotenia. Je vhodné zamerať sa na tie z nich, ktoré sú pozorovateľné, ale zároveň rozvíjateľné. Okrem správneho výberu predmetných oblastí, je dôležité vhodne zamerať jednotlivé položky v dotazníku. Tie by mali spĺňať niekoľko kritérií:

  • Jasnosť a rozumiteľnosť
  • Konkrétna formulácia
  • Jednodimenzionalita
  • Pozorovateľnosť
  • Nadväznosť na stupnicu

Vhodne zostavený dotazník nepotrebuje viac ako 70 položiek, dĺžka dotazníka sa však môže pohybovať od 10 do 200 položiek. Najčastejšie sú to položky zisťujúce kompetencie.

Individuálny plán rozvoja 360SSV

Súčasťou individuálnej správy by mali byť:

  • Priemerné hodnoty, ktoré zamestnanec dosiahol v jednotlivých kompetenciách a položkách celkovo
  • Priemerné hodnoty dosiahnuté v položkách za skupiny hodnotiteľov
  • Slovné komentáre hodnotiteľov k hodnoteným oblastiam
  • Číselné a grafické vyjadrenie výsledkov
  • Akčný plán – nemal by byť príliš ambiciózny, hodnotený by si nemal dávať za cieľ viac ako dve oblasti na rozvoj (aj tak nastáva domino efekt, aj pri zlepšovaní čo i len jednej oblasti, dochádza k zlepšovaniu viacerých). Zároveň by však ciele nemali byť príliš všeobecné.
  • Odporučenie pre rozvoj (v zmysle Začni- prestaň -pokračuj!)

Úskalia a riziká

Využitie a realizácia 360SSV môže v procese zlyhať kvôli viacerým faktorom:

  • keď je slabo komunikovaný zámer – treba povedať na čo SV slúži, zabrániť tvorbe chýrov
  • problémy či nedôvera v anonymitu – ošetriť vopred, vysvetliť zúčastnením ako to funguje
  • nesprávne využitie výsledku, respektíve jeho nevyužtie
  • nepripravenosť, respektíve neochota hodnotených prijať SV
  • neposkytnutie konzultácie k výslednej správe
  • nepripravenosť nadriadených podporovať rozvoj
  • zlé predošlé skúseností
  • nenapojenie na ostatné nástroje a systémy v spoločnosti

Kritéria úspechu 360SSV

Ako každý nástroj, ktorý organizácie používajú, aj 360SSV závisí od identifikovania sa manažérov s týmto nástrojom a na celkovej atmosfére v spoločnosti, ktorá by mala byť podporná. 360SSV bude pravdepodobne úspešná ak:

  • je aktívne podporovaná vrcholovým manažmentom
  • sú ľudia v spoločnosti informovaní a chápu výhody a prínos tejto metódy
  • sú všetci zúčastnení odhodlaní využívať údaje zo SV ako základ pre rozvoj
  • sa nikto necíti byť ohrozený
  • otázky reflektujú a zodpovedajú významným aspektom správania
  • sú dotazníky jednoduché a nie prehnane zložité alebo dlhé
  • minimalizuje sa byrokracia

Autor článku: Marcela Mešková