Práca v personálnej agentúre je veľmi rôznorodá a každý deň so sebou prináša väčšie či menšie výzvy. Za veľmi zaujímavú skúsenosť považujeme aj spoluprácu s Banskobystrickým samosprávnym krajom, preto sme sa vám ju rozhodli sprostredkovať vo forme prípadovej štúdie.
Tu je zaujímavý prehľad priebehu našej spolupráce.
Čo bolo našou úlohou?
Úrad BBSK nás oslovil s možnosťou spolupráce, nakoľko potreboval pomôcť s náborom a výberom nových členov do svojho tímu. Na základe obdržaných informácií sme vedeli, že pôjde o 50 špecializovaných profilov kandidátov z rôznych odborov (školstvo, financie, cestovný ruch, doprava, investície a pod.) a rôznej seniority (referenti, vedúci odborov, riaditelia odborov).
Preto sme si na začiatok zadefinovali nasledovné:
- Kto je cieľovou skupinou a kde ju nájdeme.
- Ako ju oslovíme (akými komunikačnými kanálmi a aký obsah a vizuál pritom zvoliť).
- Ako budeme s uchádzačmi komunikovať počas výberového procesu (kto, kedy a ako ich bude kontaktovať).
- Ako pracovať s uchádzačmi, ktorí na obsadzovanú pozíciu nie sú vhodní.
- Čo preveriť u uchádzačov, ktorí spĺňajú podmienky Úradu BBSK.
- Aký časový harmonogram si definovať (počet pozícií, na ktorých budeme pracovať súbežne i termíny spustenia jednotlivých kampaní).
- Ako by mal vyzerať ideálny pohovor (čo a ako sa pýtať, čo sledovať, ako poskytnúť spätnú väzbu).
Keď sme si všetky tieto dôležité veci zadefinovali, mohli sme prejsť k ďalšiemu kroku, ktorým bolo podanie návrhu.
Aký sme dali návrh?
Úradu BBSK sme predložili komplexný harmonogram a navrhli sme začať výberovými procesmi na riadiace pozície — až potom pokračovať tými referentskými. Prevzali sme zodpovednosť za tvorbu i správu inzercií a kampaní a takisto sme navrhli, že zastrešíme úvodný kontakt s uchádzačmi, a to od mailovej a telefonickej komunikácie až po zaslanie vhodných životopisov priamo Úradu BBSK.
Takisto sme vytvorili tzv. hodnotiace formuláre, ktoré mali členom BBSK pomôcť zaznamenať si a zhodnotiť znalosti a schopnosti uchádzačov na osobných pohovoroch. Formuláre boli samozrejme individuálne prispôsobené každej pozícii — teda iné napr. pre riaditeľov a iné pre referentov. Cieľom týchto formulárov bolo zabezpečiť ľahšie porovnanie uchádzačov a následne tak spraviť rozhodovanie sa medzi nimi objektívnejším.
Spustenie výberového procesu a jeho zastrešenie
Ďalším krokom bolo vytvorenie obsahu inzercie. Ten sme formulovali tak, aby prilákal talenty a aby zároveň danú pozíciu zatraktívnil — samozrejme s dôrazom na pravdivosť všetkých uvedených informácií. Inzeráty na všetkých pracovných portáloch aj na našej webovej stránke sme aktívne spravovali a následne sme kontaktovali všetkých uchádzačov, ktorí o danú pracovnú pozíciu prejavili záujem.
Nevyhovujúcim kandidátom sme dali čo najkonkrétnejší dôvod ich zamietnutia a uchádzačov, ktorí spĺňali aspoň základné podmienky, sme kontaktovali telefonicky. Zisťovali sme ich motiváciu, predstavu o pozícii a prípadné návrhy, ktorými by chceli prispieť k riešeniu problematiky na oddelení, pre ktoré sa daná pozícia obsadzovala.
Životopisy tých najvhodnejších kandidátov sme následne odporučili priamo Úradu BBSK na ďalšie posúdenie. Uchádzačov sme informovali o ďalšom postupe — teda o tom, kto a kedy ich bude z Úradu BBSK kontaktovať.
Rozdelenie výberového procesu
Aby sme počas celého trvania spolupráce s Úradom BBSK zabezpečili tú najvyššiu kvalitu, rozvrhli sme si časovú os a určili sme, kedy budeme pracovať na ktorej pracovnej pozícii. Na tomto projekte pracovali 3 konzultanti našej spoločnosti, pričom súbežne sme aktívne pracovali maximálne na 3-5 pozíciách.
Takto sme mohli garantovať, že kontaktujeme každého jedného uchádzača a budeme môcť venovať dostatok času overeniu jeho zručností či tomu, že ho oboznámime s ďalšími krokmi výberového procesu.
Čo sme ako agentúra dokázali Úradu BBSK zabezpečiť?
Transparentnosť. Podklady každého z uchádzačov sa dostali najprv k nám. Až keď bol profil uchádzača vyhovujúci, jeho životopis sme zaslali Úradu BBSK. Takto bola úplne minimalizovaná šanca výskytu klientelizmu.
Efektivitu. Do jedného týždňa sme boli schopní kontaktovať každého uchádzača, ktorý zareagoval na ktorúkoľvek pracovnú ponuku. Tým sme urýchlili prvú fázu výberového procesu, počas ktorej uchádzači čakajú na prvý kontakt.
Odbremenenie. Zamestnancov Úradu BBSK sme odbremenili od administratívy spojenej s vyrozumievaním uchádzačov.
Výsledok: Koľko ľudí bolo zamestnaných?
Na záver prejdime ku konkrétnym číselným údajom. Celkovo sme pri 29 otvorených pracovných pozíciách získali 1380 reakcií, z ktorých sme 281 uchádzačov posunuli Úradu BBSK. Z tohto počtu sme úspešne umiestnili 25 uchádzačov do konca roka 2018.